Koninklijke Saan vervangt legacy bedrijfssoftware binnen een jaar met enterprise low-code platform van Thinkwise

Voor een bedrijf als Koninklijke Saan draait alles om een zo efficiënt mogelijk logistiek en administratief proces. Daarvoor ontwikkelde het in de jaren ’90 een eigen ERP-platform met Progress, inclusief koppelingen met een viertal standaard softwarepakketten voor onder andere HRM en CRM. Het aanpassen van dit verouderde platform was echter tijdrovend en kostbaar, en daarnaast betaalde het bedrijf aanzienlijke onderhoudskosten voor de verschillende softwarepakketten.

Edwin Saan kreeg vanuit zijn rol als business-architect de opdracht een alternatief te zoeken en vond in het Thinkwise Platform de ideale match. Zijn plan was om alle bestaande software binnen een jaar te recreëren in een nieuwe, integrale low-code omgeving. “Het management kon de businesscase bijna niet geloven,” vertelt Saan. “Als dit mogelijk is, dan is het eigenlijk een no-brainer.”

Ingrijpende verandering

Aangezien het project de volledige bedrijfsvoering en alle bedrijfsonderdelen betrof, was de verandering voor de organisatie ingrijpend. Om die reden werden de diverse applicaties gefaseerd en in verschillende modules aangepakt, met een hoge mate van betrokkenheid van de werknemers. Saan: “Als je met Thinkwise een datamodel inlaadt, staat de user interface al bijna. Medewerkers kunnen hierdoor direct meekijken, en aangeven wat we kunnen verbeteren. Dat is een waardevolle toevoeging ten opzichte van alleen maar het opstellen van een requirements-document. Gebruikers vinden dat ingewikkeld en hebben moeite om op basis van alleen tekst de toekomstige applicatie voor zich te zien.”

Een goed voorbeeld van het interactieve ontwikkelproces is het HRM-systeem. De medewerkers maakten screenshots van alle schermen van de bestaande applicatie en gaven met aantekeningen aan welke functionaliteit ze wel en niet gebruikten.

“Op basis daarvan heb ik het datamodel gemaakt,” legt Saan uit. “Daarmee werden de schermen gegenereerd, die poetste ik wat op, waarna de gebruikers weer commentaar konden leveren. Ze werden hier heel enthousiast van, omdat het hierdoor direct voor ze ging leven.”

De medewerkers waren dan ook bijzonder tevreden over het uiteindelijke resultaat. Dit kwam mede doordat de oude applicatie praktisch was nagebouwd en precies was aangepast en verbeterd op basis van hun wensen. Saan: “Alles is heel herkenbaar, want we hebben ook dezelfde begrippen en termen gebruikt als in de originele applicatie. Onze HR-medewerkers konden er echt direct mee aan de slag.” Het tweekoppige ontwikkelteam van Saan, aangevuld met een Thinkwise-expert, wist op deze manier het volledige applicatielandschap in slechts tien maanden te recreëren met Thinkwise.

“Het is niet normaal, hoe snel dat is gegaan,” vertelt Saan. “We zijn bij aanvang van het nieuwe jaar in één keer met de software live gegaan. Gebruikers konden er na een korte training snel mee overweg maar nog niet alles was op dat moment gereed. Er waren weinig bugs, en vooral heel veel wensen. In de eerste maanden van het nieuwe jaar zijn eerst de nog ontbrekende stukken gemaakt en tegelijkertijd zijn veel wensen opgepakt en gerealiseerd.”

Geautomatiseerde processen

Eén de mooiste resultaten van het project noemt Saan het facturatieproces, dat vergaand is geautomatiseerd en veel minder arbeidsintensief is geworden. “Het hele proces, van het aftekenen van een bon tot aan de facturatie en verdere administratieve afhandeling, is vrijwel volledig geautomatiseerd. Er is zelfs een pro-forma facturatieproces geïmplementeerd, inclusief een functie die – op uitdrukkelijke wens van veel klanten – alle bijlages en de factuur zelf volledig automatisch samenvoegt tot 1 document . Dat scheelt ons ongelooflijk veel tijd.”

Daarnaast werd met dit project een belangrijk onderdeel van de businesscase gerealiseerd, namelijk het uitfaseren van de bestaande softwarepakketten, en de daaraan verbonden kostenbesparingen. “Al onze bedrijfssoftware is nu in één platform geïntegreerd,” stelt Saan. “Bovendien bevat die nu alleen de functionaliteit die voor ons van belang is. Met Thinkwise krijg je geen gigasysteem, waar je maar de helft van gebruikt en hoge licentiekosten voor betaalt. Je krijgt precies wat je nodig hebt. En er worden jaarlijks tienduizenden euro’s aan kosten mee bespaard.”

Begaafde club

Voor Koninklijke Saan is de overgang naar het Thinkwise Platform een uiterst succesvolle keuze gebleken. Zowel de snelle realisatie van het project als de functionele voordelen spreken boekdelen. Ook staat de verdere ontwikkeling van de software niet stil. Inmiddels is binnen een periode van 5 maanden met behulp van het Thinkwise platform een warehousemanagement systeem ontwikkeld en live gezet bij een nieuw overgenomen logistiek bedrijf. “Thinkwise is gewoon een heel begaafde club,” besluit Saan. “Ik onderschrijf hun ideeën en visie rond low-code helemaal. De hele softwarewereld groeit inmiddels die kant op. Ik heb zelf geen programmeerkennis, maar heb mezelf leren werken met dit low-code platform. Met Thinkwise heb ik als business-architect applicaties nu sneller zelf gemaakt dan dat ik ze aan een programmeur kan uitleggen.”