Hoe vereenvoudig je een complex IT-landschap?

De term legacy wordt te pas en te onpas gebruikt in de IT. In de kern omschrijft het oudere systemen en toepassingen die niet of niet langer de gewenste flexibiliteit en schaalbaarheid bieden. Daardoor kunnen deze toepassingen niet meer inspelen op de steeds dynamischer digitale wereld om een organisatie heen. Legacy is ontstaan met de toenemende complexiteit van IT-omgevingen in de loop der jaren; van de opkomst van de eerste mainframe computers in de jaren 60 en 70 tot aan de opkomst van XaaS, cloud-diensten en -infrastructuur vanaf 2010. Digitale transformatie is een volgende stap in de digitale evolutie, waarbij de focus ligt op het gebruik van digitale technologie als bedrijfskritiek element in het zaken doen.

Legacy remt innovatie

Omdat de overgrote meerderheid van de bedrijven voor 2010 is ontstaan, hebben ze te maken met legacy. Dit levert een aantal bedrijfsrisico’s op. Bijvoorbeeld hoe meer koppelingen en nieuwe schillen om de oude IT gebouwd zijn, des te groter de inflexibiliteit. Een IT-omgeving is in feite zo snel en flexibel als de zwakste/oudste schakel. Naarmate er meer legacy -toepassingen zijn, zal er een bredere IT-kennis nodig zijn en daarmee personeel om de toepassingen in de lucht te houden. En als de hard- of software niet meer werkt, wie heeft er dan nog de kennis om het te herstellen of vervangen? Legacy kan op een gegeven moment een dusdanige molensteen om de nek van een bedrijf worden dat het een organisatie tegenhoudt bij verdere groei en innovatie en het bedrijf zelfs omlaag trekt in de complexiteit van het IT-moeras. Niet alle organisaties hebben hetzelfde legacy-probleem en het verschilt per type bedrijf hoe snel en effectief een digitale transformatie doorgevoerd kan worden. Bij een webwinkel speelt digitale transformatie een grotere rol, omdat deze sneller moet meebewegen met klantbehoeften. Legacy is hier dus een veel groter probleem dan voor een organisatie waarbij IT alleen een ondersteunende rol heeft voor de bedrijfsprocessen, zoals administratieve software bij een advocatenkantoor.

Overstappen naar de cloud

Overgaan naar de cloud kan helpen om legacy-omgevingen en -toepassingen te vervangen of vernieuwen. Dit gebeurt bij voorkeur gefaseerd. Cloud computing creëert meer flexibiliteit en schaalbaarheid, maar het is zeker geen wondermiddel. Ook binnen een cloud-omgeving kan een star en complex applicatielandschap uiteindelijk een probleem worden, waardoor een bedrijf niet snel kan inspringen op de technologische mogelijkheden die de snel veranderende markt eist. Een door de jaren heen gegroeid complex applicatielandschap bevat vaak een of meer van de volgende componenten:

(1) centrale standaard ERP-software geïntegreerd met maatwerk software;

(2) randapplicaties naast de ERP-software, vaak planningspakketten, CRM of HR-software:

(3) een wildgroei aan interfaces om al deze applicaties aan elkaar te koppelen. Je ziet dit bij zowel startups als grote organisaties. Jonge bedrijven beginnen vaak met zelfgebouwde applicaties in Excel en Access, waaruit een onontwarbare mix van eigen maatwerk- en standaard- software groeit. Grote organisaties hebben ook te maken met veel maatwerk en randapplicaties om het tekortschieten van hun grote standaardpakket te compenseren. Al dit maatwerk maakt het erg risicovol en kostbaar om de updatecyclus van ERP-leveranciers te volgen. Bij iedere update moet immers een groot gedeelte van het ERP-software opnieuw getest worden en het maatwerk moet worden aangepast.

Mogelijke strategieën en plan van aanpak

Er zijn diverse veranderstrategieën waar IT-beheerders uit kunnen kiezen om de complexiteit van hun applicatieomgeving aan te pakken. De reden is helder: zij willen tegemoetkomen aan de vraag vanuit de business, de concurrentie voorblijven, hun dienstverlening verbeteren, voldoen aan veranderende wetgeving en hun klanten beter bedienen. Vier mogelijke strategieën zijn: back to basics, best of breed, made to measure en een low-code platform om centrale business-software te realiseren. Als bepaald is welke strategie het beste past bij een organisatie is een plan van aanpak noodzakelijk om de gekozen strategie ook daadwerkelijk uit te voeren.
Maar let wel: geen enkele strategie is voor elke organisatie op elk moment geschikt. Zowel maatwerk- als standaardsoftware hebben hun voordelen, maar ook aandachtspunten. Wel is duidelijk dat de vierde strategie, het toepassen van low code software veel van de beperkingen van standaardpakketsoftware en maatwerksoftware oplost. Het reikt hier helaas te ver om alle vier de strategieën en het plan van aanpak te behandelen. Wilt u meer weten hierover?  De whitepaper Hoe complex is uw IT-landschap en hoe lost u dit op? is hier te downloaden.