HH IT Services realiseert uiterst flexibel projectmanagement platform met Thinkwise

Hoe divers en vluchtig projectbeheer kan zijn, weet Patrick Zwinkels, senior projectmanager en partner van SmartTeam. “Projectteams zijn vaak tijdelijk en bestaan uit allerlei externe partijen en medewerkers van verschillende afdelingen. Dit maakt het bijzonder lastig om alle relevante informatie voor iedereen beschikbaar te maken en daarnaast een effectieve communicatie te faciliteren.”

Door de hoge tijdsdruk bij grootschalige projecten is er vaak geen tijd om projectteams direct te voorzien van een volledig geïntegreerde IT-omgeving. En dit terwijl er van projectorganisaties een steeds hogere mate van snelheid en flexibiliteit wordt verwacht, bijvoorbeeld bij het beschikbaar stellen van projectinformatie en rapportages. Dit leidt veelal tot het gebruik van talloze ad-hoc spreadsheets die via mail of cloudopslaglocaties worden uitgewisseld, met als resultaat dat veel informatie in persoonlijke e-mailboxen van meerdere mensen wordt beheerd. Om dit gat in de markt te vullen, besloot Zwinkels samen met Harm Horstman, eigenaar van HH IT Services, een eigen software-oplossing te ontwikkelen. Het resultaat is de SmartTeam Toolkit, een gebruiksvriendelijk projectmanagementplatform in de cloud, dat alle werkprocessen, informatie en communicatie rond een project bij elkaar brengt in één gedeelde webomgeving. Deze is razendsnel te implementeren en bovendien met behoud van alle flexibiliteit.

Eerlijk en flexibel licentiemodel

Zwinkels werkt al sinds begin jaren ’90 in projectbeheersing en daarna als projectmanager, waarbij hij voor diverse organisaties werkte. “De projectwereld is een door professionals gestuurde wereld, waarin software meestal secundair is. Er wordt met allerlei verschillende ad hoc oplossingen gewerkt, waaronder veel Excel-spreadsheets. Die zijn echter sterk gekoppeld aan de persoon die ze gemaakt heeft, waardoor ze geen integraal overzicht opleveren van een project.”
HH IT Services werkte al jaren met het Thinkwise Platform om dataoplossingen voor klanten te realiseren. “We hebben Thinkwise ooit geïntroduceerd bij een klant,” vertelt Horstman. “Na grondige research leek het platform zeer goed aan te sluiten op de wens om verschillende databronnen te kunnen integreren, gecombineerd met een flexibele user interface. Sindsdien deden we steeds meer kennis en ervaring op met het platform. Toen ik met Patrick Zwinkels het plan opvatte voor de SmartTeam Toolkit, lag de keuze voor Thinkwise eigenlijk voor de hand.”

Het selecteren van het juiste low-code platform voor het realiseren van een softwareoplossing voor klanten, is uiteraard van zeer strategisch belang, waardoor Horstman en Zwinkels ook andere platformen evalueerden.

“Het licentiemodel was doorslaggevend,” vult Zwinkels aan. “Thinkwise biedt een heel eerlijk en schaalbaar licentiemodel voor het type applicatie dat wij aanbieden. Dat was essentieel, omdat we grote projecten moeten ondersteunen waarbij partijen uit de hele wereld betrokken zijn, met soms honderden tot wel duizenden betrokkenen. Los van de functionele match, zou onze applicatie veel te duur worden met het licentiemodel van andere low-code platformen.”

Realisatie en praktijk

Bij de ontwikkeling van de SmartTeam Toolkit was het datamodel leidend, zo vertelt Zwinkels. “We wilden een zo generiek mogelijke datastructuur neerzetten voor het ondersteunen van grote projecten. Maar die moest tegelijk heel snel gebruikerspecifiek te maken zijn door bepaalde eigenschappen makkelijk toe te kunnen voegen.”

Daarnaast werkte HH IT Services aan een uniforme multi-grid interface voor het eenvoudig weergeven van lijsten en overzichten voor de verschillende gebruikers in de projectomgeving: “Iedereen bekijkt een project uit een ander perspectief. Bij een contractmanager ligt de focus op de contracten, welke meerwerkopdrachten en wijzingen er zijn, en voor welk object die gelden. Een sitemanager bekijkt alles vanuit de objecten, de werkzaamheden en de voorgang ervan. In SmartTeam bekijken ze dezelfde interface, maar vanuit een ander perspectief. Thinkwise is zeer geschikt om informatie op deze manier te visualiseren.”

Een klein half jaar later was de eerste bèta-versie van de applicatie klaar, en met een kleine groep vakgenoten gedeeld. “We kregen direct veel positieve reacties,” vertelt Zwinkels. “Er is namelijk geen andere software op de markt waarin je alle activiteiten en informatie rondom een project op zo’n geïntegreerde manier kunt aanbieden. Laat staan dat je het platform zo snel en flexibel kunt inrichten.”

Prinses Ariane Windpark

Een jaar later was de SmartTeam Toolkit klaar voor productie. Zwinkels werd op dat moment ingehuurd als planner en vervolgens deelproject-manager bij de realisatie van het Prinses Ariane Windpark met maar liefst 82 windmolens, een megaproject van energieleverancier Vattenfall. Dit bleek het ideale project om de SmartTeam Toolkit in de praktijk te testen.

Zwinkels: “Een belangrijk onderdeel van de planning is het bewaken van de voortgang van een project. Er zijn veel onderaannemers en je moet als opdrachtgever weten of alles klopt met wat gerapporteerd wordt. In SmartTeam konden we eenvoudig alle foto’s van de voortgang in het project aan de betreffende objecten koppelen. Door het visueel te maken waren de rapportages eenvoudig te vergelijken met de werkelijkheid.”

Gaandeweg werden steeds meer processen in de SmartTeam-omgeving bijgevoegd en steeds meer partijen en deelnemers aan het project toegevoegd, al naar gelang daar behoefte aan was. “Ik ben begonnen in de aanbestedingsfase, maar het platform is daarna ook gebruikt voor de realisatie van het windpark, en wordt ook gebruikt als basis voor de overdracht naar de onderhouds- en beheerorganisatie. Alles is in het platform vastgelegd, van de afspraken met alle partijen en het contractbeheer tot het uitvoeren van de werkzaamheden en het terug leveren van de bouwterreinen aan de landeigenaren.”

Gesloten informatieketen

De grote kracht van SmartTeam is volgens Zwinkels het vermogen om alle informatie binnen een project in één omgeving te kunnen integreren, zonder langdurige IT-projecten of gebondenheid aan een vast stramien.

“Als je bepaalde activiteiten al ingericht hebt met Excel of een andere tool, dan hoef je dat niet meteen aan de kant te zetten,” legt Zwinkels uit. “Met SmartTeam kan je al die zaken naar behoefte integreren in de omgeving. Bij grote projecten gaat het uiteindelijk om de keten van informatie, het creëren van overzicht en de mogelijkheid om rapportages te maken. SmartTeam brengt alle processen bij elkaar in één goed datamodel, met een gebruiksvriendelijke interface waarin de deelnemers hun werk en administratie kunnen doen, en dit alles vanuit een cloudomgeving.”

SmartTeam biedt projectorganisaties in die zin een oplossing om hun traditionele veelvoud aan ad hoc systemen te integreren in één robuuste dataomgeving, waarmee projecten efficiënter en transparanter bestuurd kunnen worden.

Geïntegreerd en schaalbaar

SmartTeam draait op Azure in de cloud, inclusief de onderliggende SQL-database. De omgeving kan hierdoor eenvoudig naar behoefte opgeschaald worden, en via een webapplicatie op alle platformen beschikbaar gesteld worden aan medewerkers.

“Er zijn wel generieke oplossingen voor projectbeheer, maar geen enkel systeem biedt de gebruiksvriendelijke en volledige integratie van alle processen in één omgeving, zoals SmartTeam dat doet,” stelt Zwinkels. “Met onze cloudgebaseerde Thinkwise-oplossing kunnen we tegemoetkomen aan de behoefte naar uniforme informatie en communicatie binnen projecten consequent, betrouwbaar, duurzaam, efficiënt en altijd online beschikbaar stellen aan alle betrokkenen.”

Daarbij benadrukt hij dat dat de deelnemers aan het windparkproject ook sterk onder de indruk waren van SmartTeam. “Men had nog nooit een systeem gezien dat een totaaloverzicht biedt van alle werkzaamheden en alle informatie binnen een project. Ik noem dat zelf vrijheid in gebondenheid. Je bent gebonden aan één omgeving en één datastructuur, maar je hebt daarbinnen wel de vrijheid om je eigen organisatietools of oplossingen te gebruiken. De grote meerwaarde zit in het samenwerken in één omgeving, en dat merk je pas echt als je er zelf mee werkt.”

Thinkwise als partner

Bij HH IT Services is men zeer tevreden met het partnership en het tot dusver behaalde resultaat. “Thinkwise is een heel laagdrempelig en prettig bedrijf om mee te werken,” besluit Zwinkels. “Hun licentiemodel spreekt ons erg aan, en laat zien dat je met een relatief kleine investering toch veel waarde kan toevoegen bij organisaties en heel snel een goede softwareoplossing kunt neerzeten. Net als Thinkwise willen we onze klanten de best mogelijke oplossingen bieden, die ingaat tegen de gevestigde orde. Ik denk dat we elkaar ook daarin hebben gevonden en samen een mooie toekomst tegemoet gaan als partners.”